Ocena formalna wniosku o dofinansowanie projektu wbrew pozorom to nie formalność!

Ocena formalna wniosku o dofinansowanie projektu wbrew pozorom to nie formalność!

      Chęć podjęcia starań o pozyskanie Funduszy Europejskich np. na założenie lub rozwój firmy nie jednokrotnie obiega nasze myśli. Wciąż powtarzające się spoty reklamowe, miasta oblepione bilbordami i plakatami, tablice informujące o unijnym dofinansowaniu danej inwestycji to tylko kilka form reklamy możliwości rozwojowych, jakie płyną z dotacji europejskich. Jednak wbrew pozorom cała procedura pozyskania tego typu pieniędzy nie należy do najprostszych.

      Kiedy napiszemy wniosek i dołączymy wymagane - zgodne z Instrukcją wniosku, wszystkie niezbędne załączniki, składamy we właściwej jednostce pełną dokumentację aplikacyjną. Skompletowana dokumentacja powinna być w minimum 2 egzemplarzach w osobnych segregatorach, odpowiednio podpisana, ponumerowana, spięta i nagrana dodatkowo na płytę CD.
      W wyżej wspomnianej formie złożona dokumentacja aplikacyjna jest poddana następującym
etapom oceny:

      I/ ocena formalna wniosku
      II/ ocena merytoryczna wniosku

      Należy pamiętać, że rzadko się zdarza iż, wniosek o dofinansowanie projektu nie posiada błędów formalnych!

      Do głównych przyczyn nieprawidłowości formalnych we wniosku o dofinansowanie należy przede wszystkim niewystarczające zapoznanie się z dokumentacją konkursową, tj.:

- Szczegółowy Opis Priorytetów Programu, z którego staramy się o dofinansowanie - posiada on odpowiedzi m.in. na pytania:

1/ kto może się się starać o dofinansowanie? (np. cały sektor MŚP, tylko Mikroprzedsiębiorstwa lub JST)
2/ jaki procent dofinansowania projektu? (w zależności od podmiotu starającego się o dofinansowanie ustalany jest inny procent dotacji)
3/ wysokość wkładu własnego (najczęściej w przypadku sektora MŚP wymagane jest zaangażowanie do projektu tzw. wkładu własnego np. w formie gotówki)
Całkowita wartość projektu = wysokość dofinansowania (%) + wkład własny (%)
4/ minimalna/maksymalna wartość projektu (ustalana jest dolna i górna wartość projektu wynikająca z ograniczonej wielkości dofinansowania przypadająca na jednego Beneficjenta)
5/ minimalna/maksymalna kwota dofinansowania (ustalona górna granica dotacji przypadająca na jednego Beneficjenta)
6/ typy projektów na jakie można otrzymać dofinansowanie (punkt ten jest bardzo istotny, gdyż dzięki niemu możemy dowiedzieć się czy planowana przez nas inwestycja może być dofinansowana w ramach określonego działania)

- Regulamin Konkursu
- zawiera on wszelkie informacje dotyczące naboru projektów oraz opisuje poszczególne etapy (pisanie wniosków, kompletowanie dokumentacji projektowej, formę i termin składania wniosków, itp)
- Instrukcja wypełniania wniosku
- zawiera wszelkie informacje dotyczące sposobu wypełniania formularza wniosku o dofinansowanie oraz niezbędnych załączników
- Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków -
regulują one jaki typ wydatków kwalifikuje się do dofinansowania w ramach określonego programu/działania
- Aktualna lista i wzory niezbędnych załączników
- czasem dzień przed zamknięciem naboru wniosków pojawia się informacja o konieczności złożenia dodatkowego załącznika jaki należy dołączyć do składanego wniosku

     Osoba oceniająca wniosek pod względem formalnym, kieruje się przypisaną do każdego Beneficjenta ubiegającego się o dofinansowanie „Kartą Oceny Formalnej (KOF)"

      Aby pomyślnie przejść ocenę formalną oceniający musi pozytywnie odpowiedzieć na pytania zawarte w w/w Karcie, gdzie ma do wyboru: TAK / NIE / NIE DOTYCZY. Do pytań, zawartych w Karcie należą m.in:

1/ Czy wniosek został złożony we właściwej instytucji?
- informacja wraz z adresem właściwej instytucji zawarta jest w Regulaminie Konkursu

2/ Czy wniosek został wypełniony w języku polskim?

3/ Czy wniosek jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie i właściwą dokumentacją konkursową?
- należy zapoznać się z aktualną dokumentacją konkursu

a) Czy w części przeznaczonej na podpis wniosku złożono wymagany w dokumentacji konkursowej czytelny podpis/y osoby/osób upoważnionej/nych wraz z pieczęcią?
- należy dołożyć wszelkich starań by złożone podpisy i pieczęcie były w odpowiednio do tego przeznaczonym miejscu w sposób czytelny

b) Czy wniosek w został podpisany przez osobę wskazaną wniosku?
- należy dopilnować by cała dokumentacja konkursowa została podpisana przez osobę/osoby do tego upoważnione, które wskazano we wniosku (w przypadku spółek - osoby wymienione w KRS dołączonym do dokumentacji aplikacyjnej)

c) Czy złożono wniosek o dofinansowanie w 2 lub 3 egzemplarzach w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej xml?
- należy pamiętać, iż pełna dokumentacja składa się z dwóch/trzech identycznych, skompletowanych egzemplarzy (wniosek o dofinansowanie, Biznesplan (w przypadku firm) oraz inne niezbędne załączniki

d) Czy wersja elektroniczna wniosku (plik XML) nadaje się do odczytu?
- po nagraniu płyty CD warto sprawdzić czy dokument można z pomyślnością wczytać, powszechnie stosowane technologie też czasem mogą zrobić nam psikusa!

e) Czy suma kontrolna na wszystkich stronach formularza wniosku jest tożsama i czy suma kontrolna wersji papierowej jest tożsama z sumą kontrolną wersji elektronicznej?
-należy pamiętać by dołączona płyta CD posiadała plik wniosku z identyczną wersją co papierowa (każdy wniosek posiada sumę kontrolną po której można poznać wersję wniosku). Dlatego po wygenerowaniu dokumentu - zaksięgowaniu, warto zapisać sobie sumę kontrolną ostatecznej wersji wniosku

f) Czy typ nośnika danych, na którym zapisano wersję elektroniczną jest zgodny z wymaganiami określonymi w dokumentacji konkursowej?
- wbrew pozorom może się zdarzyć, iż z jakiś przyczyn informatycznych wielokrotnie dla nas nie zrozumiałych dany plik nie będzie odczytywalny, należy w takiej sytuacji lub w razie wątpliwości zasięgnąć porady znajomego informatyka.

g) Czy egzemplarze wniosku zwierają wszystkie strony?
- przed spięciem dokumentacji należy zwrócić uwagę czy dokumentacja jest kompletna, czy posiada wszystkie kolejno ponumerowane strony - każdy dokument zawierający więcej niż jedną stronę powinien być ponumerowany

4/ Czy wraz z wnioskiem złożono wymagany kompletny załącznik lub załączniki (zgodnie z Systemem Realizacji Programu, z którego staramy się o dofinansowanie)?
- wszystkie wymagane dla określonego podmiotu (Beneficjenta) załączniki zawarte są w dokumentacji konkursowej, należy bez wyjątku wszystkie skompletować i podpisać zgodnie z Instrukcją konkursu

5/ Czy wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucje prowadzącą nabór projektów?
- należy mieć na uwadze termin wyznaczony do składania wniosków, bowiem nawet dzień po terminie wniosek otrzymany do Instytucji nie będzie rozpatrywany. Warto podkreślić, iż jak dokumentację aplikacyjną wysyłamy pocztą musimy zrobić to kilka dni wcześniej gdyż liczy się data wpłynięcia wniosku a nie stempla pocztowego. Czasem zdarza się również, iż termin końcowy naboru wniosków jest przedłużany ze względu na małe zainteresowanie, czasem zaś zdarza się, że jest wcześniej zamykany nabór ze względu na bardzo dużą ilość spływnych wniosków (m.in. kiedy wartość wnioskowanych projektów przekroczy znacznie kwotę alokacji środków na aktualny konkurs)

6/ Czy działania przewidziane w projekcie nie są współfinansowane z innych programów unijnych?
- na określoną inwestycję możemy się starać tylko z jednego Programu/Działania jednocześnie

7/ Czy wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych)?
- mowa tu o Beneficjentach, którzy już realizowali projekt dofinansowany z funduszy unijnych lecz nie wywiązali się z umowy o dofinansowanie i musieli zwrócić dotację przez co zostali wykluczeni z możliwości ponownego ubiegania się

8/ Czy wniosek stanowi odpowiedź na konkurs (tj. wpłynął w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie)?
- pytanie dotyczy kwestii terminu wpłynięcia wniosku (czy mieści się w ramach czasowych ogłoszonego konkursu i dotyczy określonego działania, z którego ogłoszony został nabór)

9/ Czy okres realizacji projektu jest zgodny z Systemem Realizacji Programu, z którego staramy się o dofinansowanie?
- przy planowaniu określonej inwestycji bardzo istotnym elementem jest termin w jakim chcemy zrealizować projekt, musi on bowiem mieścić się w ramach czasowych danego Programu Unijnego. Warto w tym punkcie wspomnieć, iż nie można rozpocząć realizacji inwestycji (np. zakupu środków trwałych) przed otrzymaniem w Instytucji dokumentu zawierającego klauzulę mówiącą o zakwalifikowaniu danego projektu do dofinansowania unijnego (co nie jest jednoznaczne z przejściem pomyślnie oceny formalnej i merytorycznej) dlatego też Beneficjent powinien z rozwagą podchodzić do realizacji przedsięwzięć zawartych w rozpatrywanym projekcie gdyż ryzykuje brakiem refundacji poniesionych kosztów.

10/ Czy wnioskodawca jest uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie?
- informacje dotyczące Beneficjentów, którzy mogą się ubiegać o dofinansowanie zawarte są m.in. w Szczegółowym Opisie Priorytetów Programu, z którego staramy się o dotację jak również w dokumentacji konkursowej. Jest to bardzo istotne w przypadku przedsiębiorstw, bowiem bardzo często to jest główne kryterium podziału działań i alokacji pieniędzy. Np. Mikroprzedsiębiorstwa mogą posiadać inne (osobne) działanie, z którego mogą się starać o dotację lub kwota wsparcia jest inna niż np. dla średnich przedsiębiorstw.

11/ Czy wniosek wypełniono w Serwisie Beneficjenta, czy wniosek opublikowano w systemie
informatycznym?
- każdy wniosek należy wypełnić na aktualnym formularzu oraz zarejestrować go w systemie informatycznym określonej Jednostki wdrażania Programów Unijnych.

12/ Czy zapisy dotyczące zaplanowanych we wniosku wydatków są spójne z zapisami "Biznes planu" oraz "Harmonogramu rzeczowo - finansowej realizacji projektu"?
- bardzo ważna jest spójność zapisu Wniosku i Biznes planu, w którym bardzo szczegółowo opisujemy poszczególne wydatki i terminy ich ponoszenia. Częstym błędem jest inaczej określony czas realizacji projektu we wniosku z czasem realizacji w Biznes planie

      Warto więc przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu dogłębnie zapoznać się z pełną dokumentacją ogłoszonego konkursu. Często odwiedzać stronę internetową właściwej jednostki i obserwować zakładkę „Aktualności" gdyż zdarza się, że w trakcie naboru wniosków zachodzą zmiany dotyczące określonego konkursu.

      Napisany, skompletowany i podpisany wniosek proponuję również skorygować z Kartą Oceny Formalnej wniosku (jest umieszczona na stronie www właściwej jednostki). Dzięki temu będziemy mogli uniknąć ewentualnych błędów formalnych, których szanse na poprawę mamy tylko raz!
Poza tym podpisuje deklarację o nieujawnianiu informacji zawartych w weryfikowanym wniosku. Tym sposobem można wyeliminować subiektywne - niesprawiedliwe oceny danego projektu.

wróć do kategorii... Autor: Magdalena Walczyszyn

    Aby dodać komentarz musisz się zalogować.

    W razie pytań prosimy o kontakt:

    Tel: 793 024 625
    E-mail: doradca@budujemyfirme.pl

    Nasze e-booki:

    Dotacje dla firm: Lubelskie

    Dotacje unijne w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych Dotacje unijne dla polskich przedsiębiorców przewidziane na lata 2007 – 2013 będzie się odbywało zgodnie z zasadami regionalnej po

    Czytaj więcej...
    Dotacje dla firm: Lubelskie

    Newsletter