• Strona główna
• Zakładanie firmy
• Rozwijanie firmy
• Inwestycje
• Szkolenia
• Baza wiedzy
• Nasze usługi
• Kontakt

• Kategoria:

• Rozwijanie firmy
• >>>
• Zarządzanie i marketing

Biurowy bon ton

      Założenie swojej firmy do najprostszych spraw nie należy. Jeszcze trudniejsze wydają się być relacje interpersonalne, jakże ważne przy załatwianiu formalności w jakimkolwiek urzędzie...należy pamiętać, że każda pani będąca sekretarką czy panią z urzędu ma zawsze milion ważniejszych spraw od pomocy petentowi. W takich drażliwych sytuacjach może pomóc stary, niejednokrotnie zapomniany savoir- vivre. Znajomość jego podstawowych zasad ułatwia także życie biurowe nam i naszym podwładnym współpracownikom. Sekretarka posiadająca tę w jednym palcu będzie doskonałą wizytówką działalności. Klient wchodząc powinien zostać przywitany serdecznym „dzień dobry". Miłym gestem jest zaproponowanie mu czegoś do picia jeśli czeka na wizytę. Kiedy sekretarka rozmawia przez telefon, gościa należy poprosić o chwilę cierpliwości i wskazać mu miejsce, gdzie może spocząć. Takie drobne grzeczności będą doskonale świadczyć o firmie i staną się jej wizytówką. Z całą pewnością wystarczą one, aby uniknąć urzędniczego koszmaru.

      Problemy z dobrym wychowaniem zaczynają się zaraz po przekroczeniu progu. Przestępuje go kobieta i myśli galopują poprzez pustkowie umysłu: „kto ma podać jako pierwszy rękę?". Tu należy poznać kilka wskazówek kto powinien być pierwszy:

- to kobieta podaje dłoń mężczyźnie
- osoba starsza wyciąga rękę do młodszej
- zwierzchnik powinien zainaugurować uścisk dłoni z podwładnym

      Te sugestie są naprawdę ważne, choćby z tego powodu, że żaden przedstawiciel płci brzydkiej nie chciałby doświadczyć afrontu, kiedy to on wyciągnąłby rękę na powitanie, a kobieta (znająca tę zasadę) prychnęłaby na niego złowieszczo i nie odwzajemniła gestu. Przez co dałaby mu do zrozumienia brak manier. Okoliczności zmieniają się jeśli koledzy i koleżanki stoją w grupce do której my dołączamy- tu jako przychodzący powinniśmy pierwsi się przywitać ze wszystkimi, a nie tylko z mężczyznami! Inny fakt godny zapamiętania to taki, że witając się z siedzącą kobietą nie ma ona obowiązku podniesienia się w czasie tego aktu. Inaczej sprawa ma się u panów- ci, zgodnie z zaleceniami, winni podnieść z krzesła szacownego cztery litery, odwzajemniając swój uścisk. Nie powinno się także witać z kimś przez ławę, biurko czy inny mebel- to również nie zgodne z etykietą.

      Osobną kwestią jest pocałowanie kobiety w dłoń na powitanie. Coraz częściej taki gest nie spotyka się z aprobatą ze strony płci pięknej. Sygnałem do oddania pocałunku jest kciuk wzniesiony ku górze u dłoni kobiety, w momencie gdy ją podaje. Jeśli sobie tego życzy, gafą jest ciągnąć rękę do góry ku męskim ustom- to one powinny się schylić do rąk pani. Jednak należy przyjąć do wiadomości, że ten sposób powitania odchodzi w niepamięć i jest uważany za...niehigieniczny. Z całą pewnością nie powinno się go wykonywać na spotkaniach biznesowych!

      Kiedy powitanie mamy już za sobą, a przyjmujemy osobę zainteresowaną podjęciem pracy w naszej firmę, powinna się przedstawić. Tu też trzeba uważać na wpadki. Pierwszeństwo leży po stronie przyjmującego. On powinien podać swoje imię i nazwisko, a po nim gość. Należyte było by użycie sformułowań: „Pozwoli Pan/i, że się przedstawię..." lub „czy mógłbym/ mogłabym się przedstawić...". jeśli jest to spotkanie służbowe, tak jak w tym przypadku, wypada podać zajmowane stanowisko, na przykład dyrektor, księgowy itd.

      W momencie gdy jesteśmy na spotkaniu biznesowym, które posiada Mistrza ceremonii to wówczas on jest odpowiedzialny za nasze przedstawienie, włączając w nie tytuły naukowe, których nie podajemy kiedy przedstawiamy się samodzielnie (czyżby przez wrodzoną skromność?...). Mając do czynienia z profesorem, docentem czy innym tworem świata naukowego, należy te tytuły honorować. Występują też tytuły zawodowe, związane z pastowaną posadą, szczególnie kierowniczą. Je także trzeba brać pod uwagę zwracając się „panie dyrektorze" do swojego przełożonego na tym stanowisku. W sytuacji, kiedy ktoś zajmuje nie kierowniczy stołek (asystentka, sekretarka) nie używa się tytułów zawodowych. Zwracamy się po prosu pan/i.

      Skromna elegancja to zasada obowiązująca przy doborze stroju wizytowego. Są dwa, nienaruszalne punkty:

- unikanie negliżu- lepiej więcej zasłonić i dać podziałać wyobraźni. Spódnica winna kończyć się nieco nad kolanem (oczywiście obowiązkowo założone rajstopy!), a dekolt na linii obojczyków.
- umiarkowanie w dodatkach- im bardziej dyskretne, tym korzystniej. Dodatki to również akcesoria. Starajmy się unikać używania tandetnych długopisów i nadgryzionego notatnika. Zasada ta tyczy się również makijażu- delikatny, prawie niewidoczny.

      Ubiór powinien być odpowiedni dla danej osoby, zgodnie z jej upodobaniami, ale i sylwetą oraz wiekiem. Zwraca się także uwagę na porę roku, jednak przyjście na rozmowę o pracę w plażowych klapkach w okresie letnim, jest aktem karygodnym. Również krzykliwe kolory zostawiamy w szafie, nie bierzemy ich ze sobą na ważne spotkanie. Trzeba zapamiętać, że w biurowych kuluarach należy być zadbanym, schludnym i eleganckim. Włosy mają być ułożone, a broda ogolona- świadczy to przede wszystkim o ich właścicielach, ale i o firmie, którą reprezentują. Nic więc dziwnego, że przyszły pracodawca ma prawo ocenić wygląd kandydata, nie pod względem własnych upodobań u płci przeciwnej lecz pod kątem estetyki.

      Przy zajmowaniu miejsc przy stole też trzeba pamiętać o savoir- vivr'ze. Powinno się usiąść tam, gdzie pokazuje gospodarz. Kiedy więc my, jako szef przeprowadzamy rozmowę w sprawie pracy, wskazujemy lokalizację dla rozmówcy. Powinna ona być po naszej przeciwnej stronie biurka. Jeżeli w spotkaniu uczestniczy większa ilość osób musimy wcześniej zaplanować rozmieszczenie gości, kładąc na krześle kartki z danym personalnymi osoby siadającej na tym miejscu. Najlepsze rozwiązanie to ustawienie ich po linii okręgu.

      Sama rozmowa powinna przebiegać w sposób kulturalny i zgodnie z bon- tonem. Skupmy się na sprawach merytorycznych i nie odbiegajmy od tematu. Zakazane są wtrącenia związane ze stanem cywilnym, wyznaniem religijnym czy planowaniem dzieci. Uznawane są za pytania dyskryminujące i możemy łatwo zrazić potencjalnego pracownika.
 
      Ważnym wydarzeniem jest wymiana wizytówek. Istnieją dwie metody- w czasie spotkań służbowych wręcza się je na wstępnie, inna to wręczenie jej na zakończenie konwersacji. Sami prosimy o nią tylko dopiero kiedy druga osoba wręcza nam kartonik ze swoimi danymi personalnymi. To dyrektor powinien pierwszy wręczyć wizytówkę, więc gdy mamy ochotę dać ją podwładnemu lub osobie starającej się o posadę nie czekamy aż zostaniemy o to poproszeni. Musimy sami wyjść z taką inicjatywą. Wskazane jest najpierw ją przeczytać, a dopiero później schować, ale nie do portfela czy kieszeni, a do służbowego notesu lub odłożyć na stół i zabrać po spotkaniu. Dopiero co poznanej personie należy dać wyłącznie jedną wizytówkę- przekazanie większej liczby może sygnalizować, że liczy się na to, iż osoba resztę przekaże innym.

      Zasady związane z dobrym wychowaniem i ich meandry mają za zadanie pomóc przy kontaktach międzyludzkich. Mogłoby się wydawać, że posiadanie wiedzy na ich temat to proces zbędny. Jednak chcąc się liczyć na rynku naprawdę warto je znać. Może się okazać, że bezkonkurencyjność zawdzięczamy savoir- vivr'owi. Nieważne jak drobny punkt przewagi uzyskamy nad konkurencją- przypadkowo to on przeważy szalę zwycięstwa na naszą stronę.